A Diretoria de Documentação e Informações da Unimontes apresentou o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos ao Arquivo Público Mineiro.
No dia 24 de outubro de 2024, a equipe da Unimontes participou do IV Fórum Estadual de Gestão de Documentos, promovido pela Secretaria de Estado de Cultura e Turismo e realizado pelo Arquivo Público Mineiro na Cidade Administrativa, em Belo Horizonte. O evento reuniu servidores e gestores, incluindo membros das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) dos órgãos e entidades do poder executivo estadual, para discutir a atuação desses grupos na gestão adequada dos documentos públicos de Minas Gerais.
Durante o fórum, foi assinado um acordo de cooperação técnica para a criação de instrumentos de gestão documental para o Sistema Estadual de Saúde e suas unidades hospitalares. Representando a Unimontes, o servidor Rogério de Jesus Oliveira, da Diretoria de Documentação e Informações, participou do evento, que também foi transmitido pelo YouTube. A transmissão permitiu a participação remota de outros membros da CPAD da Unimontes, além de servidores, estagiários, bolsistas de Iniciação Científica e profissionais de diferentes estados do país.
“A participação neste evento é essencial para as instituições estaduais, pois o Arquivo Público Mineiro compartilhou propostas e experiências de gestão documental, como o desenvolvimento do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Esses instrumentos são fundamentais para organizar e gerenciar documentos produzidos em diversos formatos, como papel, microfilme, bits, fotografias, vídeos, plantas e mapas”, comentou Filomena Luciene Cordeiro Reis, servidora da Unimontes.
A definição de normas para todos os órgãos estaduais é crucial para garantir a preservação e a eliminação adequada de documentos, conforme os prazos legais. Isso permite uma organização mais eficiente, acesso rápido a registros, além de redução de custos com materiais, mão de obra e espaço físico.
A Unimontes já dispõe de seu Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, que estão disponíveis no Arquivo Público Mineiro para apreciação e validação, reforçando o compromisso da universidade com a gestão responsável de seu acervo arquivístico.
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